11 fevereiro 2014

Da máquina de escrever ao Sistema Integrado de Gestão

 

O crescimento e a modernização da Aspomires motivaram a atual administração a estudar caminhos para a implantação de um novo Sistema de Gestão Integrada. A partir da orientação técnica da Infopar, uma empresa de consultoria e desenvolvimento de sistemas, a associação quer agilizar e qualificar os processos de trabalho em sintonia com as novas tecnologias de informação para melhorar o atendimento prestado ao associado. O projeto, que faz parte do Planejamento Estratégico, deu os primeiros passos no ano passado, e após meses de pesquisas e estudos, começou a ser implantado neste ano com a participação cada vez maior de funcionários, diretores e conselheiros.

Para se entender a importância do projeto, é preciso pensar no que era a entidade em meados dos anos 90. A associação tinha pouco mais de 600 associados, não atendia ao militares da ativa e funcionava num espaço pequeno em uma sala do Edifício Navemar, no centro de Vitória. “Nos primeiros tempos era tudo na caneta, na base da máquina de escrever, tudo no papel”, conta Derinete Neves Domingos, chefe de Pessoal e auxiliar de contadoria, que começou a prestar serviços para a entidade nesta época.

Antes da chegada do Novo Milênio, a instituição já havia estendido seus serviços para ativos e já começara a adotar algumas inovações na área da informática, no entanto, o sistema não era integrado em rede. Depois, com a aquisição de mais computadores, a entidade implantou um sistema gestor de finanças, com possibilidade de funcionamento em rede, para facilitar o cadastro e o controle da assistência financeira.

“A associação continuou crescendo, tanto fisicamente, quanto em seu quadro social. A partir deste crescimento, os serviços precisaram ser divididos, novos serviços surgiram e os setores tiveram de ser desmembrados e ganharam novas competências. Com esta departamentalização da associação, surgiu a necessidade de criar um sistema que acompanhasse os setores”, conta o supervisor de Tecnologia de Informação (TI), Eduardo Rodrigues dos Santos, que ajudou a implantar os primeiros sistemas na entidade.

Novos tempos – Com o passar dos anos, a associação passou a contar com 7 mil associados, ampliou as assistências social, jurídica e financeira, estendeu os serviços para o interior com a instalação de representações e ganhou uma sede ampla, confortável e funcional.

Uma estrutura e uma complexidade de serviços maiores exigem um novo aparato tecnológico. Em 2012, o Planejamento Estratégico avaliou o trabalho, redefiniu objetivos e organizou as ações rumo ao futuro. O Mapa Estratégico, no item Processos Internos, indicou ser necessário o investimento em Infraestrutura de Tecnologia de Informação. Em 2013, a Aspomires contratou a Infopar, empresa especializada em soluções neste segmento.

“Quando nós começamos, em 1998, não tinha nada. Fomos trabalhando, desenvolvendo, melhorando alguns processos, até que veio o Planejamento Estratégico que realmente deu uma direção pra gente. Antes, pensávamos: vamos fazer. Mas não se sabia como fazer e nem qual o melhor caminho para qualificar o atendimento e facilitar a vida do associado. O Planejamento Estratégico mostrou como era feito e como deveria ser feito para alcançar o resultado”, destaca Eduardo.

A consultora da Infopar, Graciela Cristina Geraldo, destaca os benefícios do investimento. “O objetivo da implementação de um Sistema de Gestão Integrada é, primeiramente, agregar valor aos processos e produtos da associação através da inovação tecnológica. Mesmo sendo a Aspomires uma organização que preza pela organização, e podemos observar de perto isso durante nossos trabalhos, grande parte dos seus processos é controlada de forma manual, gerando a baixa produtividade dos colaboradores, devido ao esforço necessário para realizar os controles pertinentes às áreas”, explica a consultora.

De acordo com Graciela, os sistemas que estão sendo implementados atendem as necessidades e perspectivas do desenvolvimento da organização e trarão vantagens competitivas tais como: padronização de procedimentos; redução do retrabalho e inconsistências; redução da mão-de-obra relacionada a processos de integração de dados; maior controle sobre a operação da empresa; eliminação de interfaces entre sistemas isolados; melhoria na qualidade da informação; contribuição para a gestão integrada; acesso a informações para toda a instituição e associados, etc. “O impacto positivo dos benefícios sobre os processos gerenciais existentes na Aspomires permitirá a ampliação dos serviços oferecidos e o crescimento sustentável da associação”, explica a consultora.

Dificuldades – Sem um novo sistema de gestão, as dificuldades são inúmeras. “Há ainda muito serviço em planilhas de Excel, em arquivos avulsos. Hoje, quando se precisa de um levantamento de dados de associados, é necessário buscar a informação em documentos físicos, o que acaba atrasando o processo de tomada de decisão. O novo sistema vem justamente para agilizar a transmissão e o controle da informação”, comenta Eduardo.

O retrabalho é a queixa mais comum dos funcionários em relação à rotina de atividades. “Espero que o sistema facilite ainda mais o andamento do serviço porque é muito papel e muito gasto de tempo. A questão é facilitar o trabalho pois três a quatro pessoas acabam fazendo o mesmo serviço. Isso provoca atraso. Uma ação que você poderia ter resolvido no segundo setor, chega no quarto setor ainda precisando de algum tipo de lançamento de informação. Se o novo sistema agilizar e facilitar o trabalho e diminuir o retrabalho já vai ajudar bastante”, relata a chefe de CPD, Juliana da Silva Lopes.

Além de reduzir o retrabalho, o novo sistema também ajudará na integração entre os setores e no compartilhamento mais eficiente de informações. “Espero que melhore bastante o andamento do serviço porque a demanda é grande e tem muito serviço manual. O novo sistema irá simplificar o serviço; vamos ter mais tempo. Quando este programa for implantado, a partir do momento que for concedido uma assistência financeira lá na recepção, esta informação será lançada em todo o sistema, chegando em diferentes setores, como na contadoria. Assim, no final do mês, eu terei todos os relatórios que eu preciso, necessitando apenas fazer a conferência dos dados”, exemplifica Derinete.

Etapas de implantação – A Infopar iniciou a consultoria em maio de 2013 com a realização de entrevistas em todos os setores para entender o funcionamento dos diferentes processos de trabalho, mapeando onde começa e termina cada atividade do cotidiano da associação. Em seguida, os consultores definiram em cada processo os requisitos necessários para atender às demandas e às expectativas dos usuários. Os técnicos organizaram os dados e ainda analisaram todos os documentos utilizados nas rotinas da entidade. Após ouvir os funcionários, organizar as informações e analisar os dados, a empresa definiu o conjunto de sistemas, ou seja, os programas de computador (softwares) que deveriam ser adquiridos prontos no mercado ou desenvolvidos de forma personalizada para entidade com o objetivo de modernizar a gestão e otimizar a assistência ao associado.

O plano é implementar diferentes blocos de sistemas divididos em módulos. O primeiro bloco é composto por um software da área administrativa preparado para atuar em atividades comuns a qualquer empresa como contas a pagar e a receber, finanças, contratos, controle de tributos, planejamento orçamentário, entre outros. “Por exemplo, com a mudança, o diretor financeiro terá condições de ver o saldo das contas, observar o que pagou e quanto pode emprestar.  Será uma informação rápida e segura. E como o setor precisa sempre se reportar ao Conselho Fiscal, o diretor contará com uma ferramenta gerencial que fornecerá esta informação praticamente em tempo real. Então, o benefício disto é ter a informação de forma mais confiável, mais rápida, aumentando a produtividade da associação como um todo”, explica Graciela.

Outro bloco a ser implementado envolve um conjunto de sistemas específicos, ou seja, desenvolvidos de forma particularizada para otimizar operações especiais desempenhadas pela associação como a concessão de auxílios e a assistência financeira. O outro bloco de sistemas envolve o relacionamento, a comunicação e a integração com o associado, o que prevê a criação de um programa qualificado de cadastro e a criação de um portal de atendimento na internet.

A 1ª etapa começou a ser executada em janeiro a partir da formação do Comitê de Implantação formado por funcionários da área operacional, que representarão todos os usuários e facilitarão a utilização dos sistemas. Uma comissão integrada pelo coordenador do Planejamento Estratégico, coronel PM RR Adilson Silva Tolentino, o vice-presidente da entidade, coronel PM RR Carlindo Tristão Charpinel, e o diretor de Finanças, Ciromar Garcia, acompanhará o comitê. Para fornecer e configurar o primeiro bloco de sistemas foi selecionada a empresa Sênior.

Os sistemas serão instalados aos poucos à medida que forem sendo adquiridos e desenvolvidos e conforme os funcionários vão se adaptando às novas ferramentas. A previsão é finalizar a implantação de todos os módulos em dois anos e meio.

A importância do colaborador – Para a consultora, o sucesso deste trabalho depende do empenho das pessoas envolvidas na implantação do novo sistema. “Não adianta a minha área ganhar um jogo. Temos que ganhar o campeonato. Hoje é o projeto de software. Mas a associação tem outros grandes projetos em que os funcionários poderão participar. E quando participam, conhecem um pouco mais de processos, estão crescendo como pessoas, como profissionais. Eles crescendo, a associação também cresce”, completa.

O supervisor de TI da Aspomires também destacou a importância do envolvimento e participação da equipe. “O funcionário tem papel relevante. O desenvolvimento de um sistema proporciona uma valiosa ferramenta para se alcançar melhores resultados. Mas há a necessidade de saber utilizar esta ferramenta para alcançar o objetivo desejado. É o funcionário que vai utilizar esta ferramenta e temos percebido o empenho deles. O nosso trabalho enquanto comitê de coordenação do projeto é tentar de alguma forma extrair o melhor destes funcionários. Pois, o setor de T.I. tem ainda o papel de facilitar e colocar esta tecnologia à disposição destes colaboradores para que eles possam executar suas atividades da melhor forma. E, ainda, possibilitar que ele crie, cresça e melhore o processo”, ressalta Eduardo.

Foto: Fabio Machado